E-Mail-Signatur: Pflichtangaben laut DSGVO

Worum geht's?

Müssen E-Mails eine Signatur enthalten? Gehört ein Impressum zwingend in geschäftliche E-Mails? Schreibt die DSGVO bestimmte Pflichtangaben in einer Nachricht vor? Drohen Bußgelder oder Abmahnungen, wenn diese Vorgaben nicht eingehalten werden? Und was ist eigentlich mit einem E-Mail-Disclaimer – ist der Pflicht? Wir klären, was Sie rund um das Thema E-Mail-Signatur in Geschäftsmails wissen müssen.

1. Signatur und Impressum in geschäftlichen E-Mails: Was muss rein?

Wer geschäftliche E-Mails schreibt, muss eine entsprechende Signatur anfügen – so will es das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister und das Unternehmensregister. Geschäftliche E-Mails gelten als sogenannte Geschäftsbriefe, weshalb sie bestimmte Pflichtangaben enthalten müssen.

Zu den typischen Angaben in der E-Mail-Signatur gehören:

• Vollständiger Name
• ladungsfähige Anschrift des Unternehmens (kein Postfach)
• ggf. Rechtsformzusatz
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Telefonnummer, E-Mail-Adresse (oder Fax) sind zwar keine vorgeschriebenen Angaben, sollten aber enthalten sein, da es viele Empfänger verunsichert, wenn diese Angaben fehlen.

Eine E-Mail-Signatur enthält oft auch ein Impressum mit weiterführenden Angaben. Der konkrete Umfang richtet sich nach verschiedenen Faktoren – beispielsweise der Rechtsform des Unternehmens. Zwingend vorgeschrieben ist das Impressum in der E-Mail aber nicht. Sie können es mit aufnehmen, aber auch ein Link zum Impressum auf Ihrer Website (zusätzlich zur E-Mail-Signatur) ist ausreichend.

Auch E-Mail-Disclaimer sind keine Pflicht. Bei diesen handelt es sich um rechtliche Hinweise, etwa zu Vertraulichkeitsaspekten (“Diese E-Mail und deren Inhalt sind nur für den Empfänger bestimmt”) oder Haftungsausschlüssen (“Das Unternehmen übernimmt keine Haftung für Fehler, die durch die E-Mail oder Anhänge verursacht werden.”).

2. Welche Pflichtinformationen sieht die DSGVO für E-Mails vor?

Als Webseitenbetreiber, Online-Händler oder Unternehmen müssen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern. Das bedeutet unter anderem: Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, sind Sie verpflichtet, ihm in der Antwort-E-Mail mitzuteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Welche Pflichtinformationen Sie beim Erstkontakt aufführen müssen, schreibt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vor.

Auszug aus den Pflichtinformationen:

Teilen Sie der Person mit, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung der Daten beruht. Infrage kommen gemäß Artikel 6 DSGVO zum Beispiel die Erfüllung von Verträgen, das Vorliegen einer Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse Ihres Unternehmens an der Datenverarbeitung.

Nehmen wir beispielsweise an, ein Kunde bestellt ein Produkt bei Ihnen im Onlineshop. Um die Bestellung abwickeln zu können, verarbeiten Sie dessen Name, seine Anschrift, Zahlungsdaten und die E-Mailadresse. Da die Verarbeitung der Daten zur Vertragserfüllung notwendig ist, wäre dies Ihre Rechtsgrundlage gemäß DSGVO.

Möchten Sie hingegen die E-Mail-Adresse eines Besuchers erheben, um diesem Ihren Newsletter zu schicken, benötigen Sie dessen ausdrückliche Einwilligung. Erst nach bewusster Zustimmung (z.  B. durch Ankreuzen einer Checkbox) dürfen Sie die E-Mail-Adresse für Ihre Werbezwecke nutzen.

Um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen, können Sie als eRecht24 Premium-Mitglied mit unserem Datenschutz-Generator für E-Mails einen entsprechenden Datenschutzhinweis formulieren.

Zur Dokumentation des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen lohnt es sich zudem, ein System zum Datenschutzmanagement zu nutzen.

3. Wann bin ich von den Vorgaben betroffen?

Eine E-Mail-Signatur müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen. Es muss sich also um einen „Geschäftsbrief“ bzw. eine „geschäftsmäßige E-Mail“ handeln. Eine solche liegt zum Beispiel vor, wenn sich die Mail an einen Geschäftspartner richtet oder eine Angebotskalkulation beinhaltet.

Interne E-Mail-Kommunikation zwischen Kollegen, Abteilungen und Niederlassungen fällt hingegen nicht unter geschäftliche Mails – ebenso wenig wie anonyme Werbung oder Lieferscheine.

Wer ist von den Vorgaben betroffen?

Die formelle Pflicht zur E-Mail-Signatur betrifft alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine AG, eine GmbH oder um Einzelkaufleute handelt – entscheidend ist der Handelsregistereintrag.

Dass alle anderen Selbstständigen – beispielsweise Kleingewerbetreibende oder Freiberufler – keine Signatur in geschäftlichen E-Mails brauchen, stimmt aber auch nicht ganz. Zwar besteht keine formelle Pflicht, doch es wirkt nicht sonderlich professionell, wenn Sie keine E-Mail-Signatur haben.

Letztendlich ist es daher ratsam, eine Signatur mit den wichtigsten Informationen einzubinden, sobald Sie unternehmerisch handeln.

Gelten für alle Unternehmen die gleichen Vorschriften?

Nein, denn entscheidend ist die Rechtsform. Zwar gleicht das E-Mail-Impressum einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) dem einer Unternehmergesellschaft (UG). Ein Rechtsanwalt benötigt hingegen lediglich eine ladungsfähige Anschrift, während Einzelkaufleute zusätzlich ihre Rechtsform angeben müssen. Es kommt also immer darauf an, welche Unternehmensform vorliegt.

Unsere folgende Tabelle bietet Ihnen einen Überblick:

*bei nicht vollständig eingezahlten Geldeinlagen, ausstehenden Gesamtbetrag der Einlagen angeben

4. Wie muss eine E-Mail-Signatur aussehen?

Wie Sie Ihre E-Mail-Signatur im Geschäftsverkehr gestalten, bleibt Ihnen überlassen. Schreiben Sie die Pflichtangaben (vollständig!) unter Ihr Namenskürzel ans Ende der Mail. Trennen Sie dabei Ihre Grußformel von den gesetzlichen Pflichtangaben.

Es sollte auf den ersten Blick ersichtlich sein, bei welchen Angaben es sich um Ihre Signatur handelt. Die Informationen sollten sich daher klar vom Rest der E-Mail absetzen und sich nicht im „Kleingedruckten“ verstecken – schließen dienen sie ja dazu, dass Ihr Gegenüber weiß, mit wem er da kommuniziert.

Die Signatur am Ende einer geschäftlichen E-Mail muss ähnlich wie Ihr Impressum die rechtlich vorgeschriebenen Informationen enthalten. Sie kann schlicht oder grafisch gestaltet sein – aber der Pflichtinhalt muss klar lesbar sein.

Sören SiebertRechtsanwalt

Ihr vollständiges Impressum muss zwar nicht direkt in der Geschäftsmail stehen, aber über einen klaren Link erreichbar sein (z. B. auf Ihrer Website) – nur so kommen Sie Ihrer Impressumspflicht nach.

5. Was passiert, wenn Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur fehlen?

Fehlen bestimmte Angaben oder gar die komplette Signatur in Ihren Geschäftsmails, kann das ein Zwangsgeld gemäß § 14 HGB (Handelsgesetzbuch) nach sich ziehen. Dieses darf maximal 5.000 Euro betragen.

Noch teurer kann es werden, wenn Sie ein Mitbewerber abmahnt. Fehlende Pflichtangaben gelten als wettbewerbswidrig, weil Sie sich dadurch einen potenziellen Vorteil gegenüber Konkurrenzunternehmen verschaffen können. Aus diesem Grund sieht das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) einen Anspruch auf Unterlassung vor. Dieser kann mit einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durchgesetzt werden – oft in Verbindung mit Abmahnkosten von mehreren tausend Euro.

Fehlen Pflichtangaben in Ihrer E-Mail-Signatur, wirkt das zudem unprofessionell und kann Vertrauen bei Geschäftspartnern und (potenziellen) Kunden kosten – getreu dem Motto „Wenn schon die Basics nicht stimmen...“.

Achten Sie also darauf, dass Ihre E-Mails die Vorgaben erfüllen und Sie Ihre Nutzer transparent über Sinn, Zweck und Rechtsgrundlage aufklären, sofern Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Stellen Sie auf Ihrer Website zudem ein korrektes Impressum zur Verfügung, das sich in maximal zwei Klicks von jeder Unterseite aus erreichen lässt.

Mit unserem Generator erstellen Sie ein rechtssicheres Impressum für Ihre Website im Handumdrehen – und das kostenlos.

6. Häufige Fragen zur Signatur in Geschäfts-E-Mails

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